В прошедшем 2010 году органы ЗАГС Липецкой области перешли на новую программу регистрации актов гражданского состояния «АРМ ЗАГС». Следует отметить, что в основном данная задача решена. Все работники органов ЗАГС ведут регистрацию актов в новой программе. Для более глубокого освоения новой программы отделом по делам ЗАГС управления была проделана следующая работа. В январе рассмотрены вопросы взаимодействия органов ЗАГС и федеральных органов государственной исполнительной власти по вопросам предоставления информации на электронных носителях. В мае была организована учеба муниципальных служащих органов ЗАГС с новой программой автоматизированное рабочее место «ЗАГС» разработчиками программы. В сентябре программисты отдела по делам ЗАГС выехали в каждый районный отдел ЗАГС по оказанию методической помощи по работе с программами, которые связаны с передачей статистических данных и отчетов по бланкам гербовых свидетельств и другим вопросам.

В ноябре текущего года управление ЗАГС и архивов провело аттестацию муниципальных служащих на знание электронных программ по регистрации актов гражданского состояния. Следует отметить, что программа по регистрации актов гражданского состояния практически освоена всеми работниками органов ЗАГС в полном объеме. В тоже время наибольшие сложности возникают в работе специалистов по вопросам освоения модулей выгрузки информации для государственных органов и организаций в соответствии со ст. 12 ФЗ «Об актах гражданского состояния», передачи статистической отчетности в управление ЗАГС и архивов, а также сохранности информации. Более подготовленными к работе в данной программе оказались специалисты отделов ЗАГС: Воловского, Добровского, Измалковского, Краснинского, Л.Толстовского. Хороший уровень знаний и навыков с программами «АРМ ЗАГС» показали руководители отделов ЗАГС Данковского, Добринского, Усманского, Левобережного отдела и отдела по регистрации смерти управления ЗАГС г. Липецка. Несмотря на то, что в штатном расписании управления ЗАГС г. Липецка имеется ставка программиста, управление недостаточное внимание уделяет учебе кадров. Обращаем внимание всех руководителей органов ЗАГС муниципальных образований на самое внимательное отношение к данному вопросу.

ЗАГС – самая стабильная документальная система, которая обеспечивает необходимой информацией все государственные органы: и, в первую очередь, органы власти, статистики, избиркомы, налоговые органы, военные комиссариаты, пенсионный фонд, органы социальной защиты населения, и другие государственные службы. Данная информация предоставляется в полном объеме и в установленные сроки.

В новом 2011 году в связи с изменением федерального законодательства вводятся новые формы отчетности. В соответствии с приказом Росстата от 31.08.2010 г. «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за деятельностью в сфере здравоохранения, травматизмом на производстве и естественного движения населения» с месячного отчета за январь 2011 вводятся новые формы отчетности по бракам и разводам, которые являются обезличенными. Они должны предоставляться ежемесячно 7 числа в областной комитет статистики.

Обезличенная информация по регистрации актов гражданского состояния является основой для анализа демографической ситуации на территории Липецкой области, а персонифицированная - влечет правовые последствия для конкретного человека. Вот и обращаются граждане в органы ЗАГС за документами, подтверждающими факт государственной регистрации, для получения пособий, вступления в наследство, получения паспорта, выезда за границу или оформления пенсии. В прошедшем году органами ЗАГС области совершено свыше 100 тыс. юридически значимых действий, из них: выдано 18,5 тыс. повторных свидетельств, свыше 52 тыс. справок и извещений об отсутствии актов гражданского состояния, рассмотрено дел по внесению изменений - 1316, внесено дополнений в актовые записи – 5429, проставлено штампов апостиль - 210. Большая работа проводится органами ЗАГС области по исполнению международных обязательств в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния: отделами ЗАГС области направлено 593 запроса в компетентные органы стран СНГ и Балтии, 231 запрос поступил из этих стран на исполнение. Длительность сроков исполнения документов, направляемых через Минюст Российской Федерации, создает трудности как для граждан Российской Федерации, так и для иностранных граждан. И пока система работает стабильно, работа ее не заметна, но малейший сбой порождает поток жалоб вплоть до Президента России. И нам не все равно как долго чиновник отдела ЗАГС будет обслуживать гражданина и с каким настроением человек уйдет от нас. В Послании Президента Д.А.Медведева большое внимание уделено оптимизации предоставления услуг населению и обязанности органов государственной власти с 1 июля 2011 года вести электронный документооборот, запрашивать необходимые сведения в других органах государственной власти, минуя гражданина. Распоряжением администрации Липецкой области от 18.10.2010 года № 412-р утвержден план-график перехода на предоставление государственных услуг в электронной форме. Первый этап - это размещение информации об услуге в Сводном реестре и на Едином портале государственных и муниципальных услуг, второй этап – размещение на Едином портале государственных и муниципальных услуг форм заявлений и иных документов, необходимых для получения соответствующих услуг, и обеспечение доступа к ним для копирования и заполнения в электронном виде. Оба этапа управлением ЗАГС и архивов выполнены.

Для оптимизации работы органов ЗАГС области по оказанию государственных услуг по регистрации актов гражданского состояния управление ЗАГС и архивов планирует работать с гражданами через портал государственных услуг. С этой целью каждый отдел ЗАГС подключен к Интернету. С целью оптимизации работы по оказанию услуг по регистрации актов гражданского состояния необходимо решить следующую задачу – это полный перевод архива актовых записей в электронный вид, что требует соответствующих материальных затрат. Управлением ЗАГС и архивов представлены расчеты на проведение данной работы. Они составили более 23 млн. руб. Пока таких средств не выделено.

Управление ЗАГС и архивов большое внимание уделяет единообразной практике применения норм Семейного кодекса и Федерального закона «Об актах гражданского состояния» при государственной регистрации актов гражданского состояния. С этой целью регулярно раз в квартал проводит учебу руководителей органов ЗАГС муниципальных образований как в отделе, так и с выездом на места. Все методические рекомендации, направленные Министерством юстиции Российской Федерации в адрес управления ЗАГС и архивов, в первоочередном порядке направляются в органы ЗАГС муниципальных образований и обсуждаются на семинарах. Работники управления оказывают постоянную методическую помощь в виде индивидуальных консультаций руководителям и специалистам отделов ЗАГС по тем или иным правовым вопросам. Большую работу проводим по обеспечению обменом опытом работы не только между отделами ЗАГС области, но и в регионе. В июле руководители органов ЗАГС муниципальных образований познакомились с опытом работы своих коллег в Рязанской области. Все это позволяет строить работу органов ЗАГС области в правоприменительной практике в едином ключе.

Управление ЗАГС и архивов Липецкой области, да и других регионов неоднократно высказывало просьбу на самых разных уровнях о разработке Министерством юстиции Российской Федерации методических рекомендаций по применению Федерального закона «Об актах гражданского состояния», а также создание единого программного продукта для органов ЗАГС, что позволило бы установить единую практику применения норм закона на территории всей Российской Федерации. В настоящее время Минюст России решает вопрос о внедрении единой компьютерной программы для органов ЗАГС страны. На выходе и методические рекомендации по применению норм Семейного кодекса и ФЗ «Об актах гражданского состояния» при регистрации актов гражданского состояния.

Согласно Федеральному закону «Об актах гражданского состояния» и Закону Липецкой области 88-ОЗ от 4 мая 2000 г. «Об органах записи актов гражданского состояния Липецкой области и наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями ...» управление ЗАГС и архивов осуществляет контроль за переданными полномочиями. В 2010 году была запланирована проверка работы 8 отделов ЗАГС муниципальных образований: Липецкого, Грязинского, Долгоруковского, Измалковского, Краснинского, Лебедянского, Хлевенского районов и г. Ельца. Следует отметить, что план проведения проверок выполнен. По итогам проверок направлены справки главам администраций муниципальных образований. В ходе проверок серьезных нарушений при государственной регистрации актов гражданского состояния не обнаружено. Некоторые замечания устранены в ходе проверок.

Хотелось бы еще раз обратить внимание руководителей органов ЗАГС на четкое исполнение Постановления правительства № 432 от 17 апреля 1999 года «Правила заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния». Ведь чаще всего работники забывают заполнять графы «иные сведения и служебные отметки», где указываются сведения, обусловленные особыми обстоятельствами государственной регистрации конкретного акта гражданского состояния.

За 2010 год Управлением юстиции Российской Федерации по Липецкой области проведены плановые проверки 12 отделов ЗАГС муниципальных районов: Грязинского, Л.Толстовского, Тербунского, Становлянского, Задонского, Усманского, Воловского, Елецкого, Данковского, Чаплыгинского, Добринского, Лебедянского. Предписаний в ходе проверок не выносилось. Некоторые замечания устранены при проведении проверок. Системных ошибок при государственной регистрации актов гражданского состояния не выявлено, ошибки в отделах ЗАГС разные, и в основном не повторяются.

В соответствии с административными регламентами по оказанию услуг населению по государственной регистрации актов гражданского состояния, органами ЗАГС Липецкой области за 2010 год составлено около 50 тыс. актов гражданского состояния (Диаграмма №1).

Если проанализировать регистрацию актов гражданского состояния за десятилетие с 2001 года по 2010 год, то мы должны отметить, что количество зарегистрированных актов является стабильным, в районе 50 тыс. актов, в отдельные годы чуть больше или чуть меньше (Диаграмма №2).

Отрадно, что начиная с 1999 года идет пусть медленное, но увеличение количества актовых записей о рождении. Если в 2001 году было зарегистрировано 9881 рождений, то в 2010 году – 12916, что на 3035 актов больше (Диаграмма № 3).

Количество актовых записей о смерти снижается, если в 2001 году их было составлено 20959, то в 2010 году – 19701, что на 1258 акта меньше (Диаграмма №4).

Работа с архивом актовых записей является одной из основных задач отделов ЗАГС, от того, как хранятся документы, зависит их сохранность. Следует отметить, что с архивом актовых записей ведется постоянная работа. Отделы ЗАГС по окончании календарного года переплетают актовые записи в книги, нумеруют и заверяют подписями и печатями. Многие отделы ЗАГС оборудовали архивы новыми стеллажами, приобрели специальные короба для хранения документов. Все изменения вносятся в актовые записи своевременно и в полном объеме. Нареканий на работу органов ЗАГС муниципальных образований с архивами актовых записей у управления нет. Следует отметить, что с 2006 года ведется учет юридически значимых действий по форме № 26 всеми органами ЗАГС Российской Федерации. Это колоссальный объем работы. На диаграмме № 5 мы видим, что за последние 3 года совершается органами ЗАГС Липецкой области свыше 100 тыс. юридически значимых действий.

Несмотря на то, что ни в одном документе, регламентирующем деятельность органов ЗАГС, нет функции по демографической политике государства, укреплению авторитета семьи, разъяснению семейно-брачного законодательства работники областного управления ЗАГС и архивов, отделы ЗАГС муниципальных образований большое внимание уделяют этому участку работы. В Данковском, Усманском, Задонском, Лебедянском, Елецком и других районах области работают клубы правовых знаний молодых семей, работники органов ЗАГС выступают в среде старшеклассников, в студенческих аудиториях по разъяснению норм семейного законодательства. Рассказывают о работе отделов ЗАГС на страницах районных газет. В прямом эфире на каналах ГТРК «Липецк», «Липецкое время» и ТВК отвечают на вопросы, касающиеся семейного законодательства. Работники органов ЗАГС области являются активными участниками проводимых администрациями районов и городов мероприятий, посвященных Дню города или района, а также проводимых органами местного самоуправления мероприятий по празднованию Дня матери, Дня отца, Дня семьи, Дня защиты детей. Ведется активная разъяснительная работа по получению материнского капитала, получению гражданами всех видов пособий и льгот при рождении ребенка.

Большое творчество проявляют работники отделов ЗАГС по проведению обрядов торжественной регистрации молодоженов и новорожденных, чествованию золотых, серебряных, бриллиантовых юбиляров. В Лев Толстовском и Долгоруковском районах разработаны целые программы по чествованию супругов, пронесших свою любовь через долгие годы, добросовестных тружеников и замечательных родителей, воспитавших хороших детей. В чествовании юбиляров принимают участие главы администраций муниципальных образований, работники органов ЗАГС, социальной защиты населения. Мы исходим из того, что именно ЗАГСы имеют сегодня живой контакт с семьей. Но для совершенствования работы в этом направлении необходимо еще многое сделать!

Мы сейчас работаем над созданием областного бюджетного учреждения «ЗАГС-СЕРВИС». Главная его цель – проведение торжественных мероприятий, направленных на развитие семейной культуры, укрепление семьи, оказание юридических услуг, обеспечение материально-технической базы. Для проведения любого мероприятия необходимы материальные и финансовые затраты, но эти средства в бюджетах отделов ЗАГС муниципальных образований не могут быть предусмотрены. Выход из сложившейся ситуации мы видим в создании бюджетного учреждения «ЗАГС-СЕРВИС» - это не самоцель, а желание найти цивилизованные формы сотрудничества между государственным органом и малым предпринимательством, сделать его взаимовыгодным, работающим для российской семьи. В том, что мы движемся в правильном направлении, подтвердил на совещании 16 декабря прошлого года заместитель министра юстиции Российской Федерации Любимов Юрий Федорович, который сказал, что вокруг органов ЗАГС толпы предпринимателей, которые не всегда качественно оказывают услуги гражданам, что порождает необоснованные нарекания в адрес сотрудников ЗАГСа. Этот вопрос требует правовой проработки. Управление ЗАГС и архивов уже подготовило документы на создание бюджетного учреждения «ЗАГС-СЕРВИС», осталось пройти согласование. Примеров успешной работы таких учреждений в других субъектах достаточно. Это Московская, Воронежская, Саратовская, Астраханская и другие области.

В соответствии с Федеральным законом «О федеральном бюджете» администратором государственной пошлины по государственной регистрации актов гражданского состояния является Министерство юстиции Российской Федерации. На органы ЗАГС возложена задача правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты государственной пошлины. По сложившейся в области практике органы ЗАГС выдают гражданину на руки уже заполненную квитанцию по уплате государственной пошлины за государственную регистрацию акта гражданского состояния со всеми банковскими реквизитами, что позволяет избежать ошибок. За государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия за 2010 год органами ЗАГС области собрано свыше 10 млн. руб. государственной пошлины.

Управление ЗАГС и архивов уделяет большое внимание укреплению материально-технической базы органов ЗАГС. Благодаря усилиям управления ЗАГС и архивов области, глав администраций районов и городов, руководителей органов ЗАГС проведен ремонт помещений отделов ЗАГС г. Ельца, Хлевенского, Данковского, Измалковского районов. Начато строительство новых помещений для отделов ЗАГС в Тербунском и Добровском муниципальных районах.

К сожалению, время не стоит на месте, и когда-то благоустроенные помещения отделов ЗАГС Грязинского, Чаплыгинского, Лебедянского районов были одними из лучших в области, но в настоящее время не соответствуют современным требованиям. Необходимо эти помещения приводить в надлежащий вид, а отделам ЗАГС Чаплыгинского и Лебедянского районов настоятельно требуются новые помещения.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации № 308-ФЗ от 02.12.2009 г. «О федеральном бюджете на 2010 год и на плановый период 2011-2012 годов» на осуществление государственных полномочий по регистрации актов гражданского состояния Липецкой области в 2010 году из федерального бюджета было выделено 49 762 000 руб. 37 725 000 руб. направлено в районы и города Липецкой области согласно представленных смет на содержание отделов ЗАГС, а также из областного бюджета было выделено 11 479 500 руб. на развитие материально-технической базы, все эти денежные средства были направлены в муниципальные отделы ЗАГС.

Дополнительно управлением ЗАГС и архивов Липецкой области были получены 1 млн.500 тыс. руб. из резервного фонда на финансовое обеспечение федеральных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния и направлены в муниципальные отделы ЗАГС.

Все средства из федерального бюджета органами ЗАГС были освоены, кроме отдела ЗАГС Воловского района. Администрация Воловского района вернула обратно неиспользованные средства в размере 21 тыс. руб. Не потратили средства, выделенные из областного бюджета, в сумме 31 тыс. рублей отдел ЗАГС Усманского района.

С муниципальными органами ЗАГС ведется большая работа по целевому использованию бюджетных средств, отчетности за полученные денежные средства в соответствии с установленными формами отчетности.

В 2010 году контрольно-ревизионным отделом управления финансов Липецкой области была проведена ревизия финансово-хозяйственной деятельности Управления ЗАГС и архивов Липецкой области за период работы с 01.01.2009 г. по 25.10.2010 г. В ходе проверки основное внимание уделялось соблюдению Федерального закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», проверке правильности и обоснованности расходования средств на оплату труда в соответствии с Законом области от 05.01.2000 г. № 61-ОЗ «О денежном содержании и социальных гарантиях государственных гражданских служащих государственной гражданской службы Липецкой области», Постановление областного Совета депутатов от 26.12.2002 г. №177-пс «Об оплате труда работников органов государственной власти, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы области», законность и целесообразность произведенных расходов по подотчетным суммам, выданным на командировочные и хозяйственные цели и другие аспекты бухгалтерского учета. При проверки нарушений и замечаний не установлено.

2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В области обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основное внимание уделялось повышению уровня сохранности и безопасности архивных фондов, соблюдению режима хранения архивных документов и поддержанию их в удовлетворительном физическом состоянии, дальнейшему совершенствованию государственного учета.

Во исполнение постановления администрации области от 30.07.2010 № 239 «Об утверждении областной программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности Липецкой области на 2010-2012 гг.», с целью эффективного использования электроэнергии в ОГУ «ГАЛО» были установлены модернизированные радиаторы системы воздушного отопления для поддержания оптимального температурного режима в архивохранилище.

Дополнительное помещение выделено для Чаплыгинского муниципального архива. Проведен текущий ремонт в ОГУ «ГАЛО», четырех муниципальных архивах и архивном управлении администрации г. Липецка. В Данковском муниципальном архиве произведен монтаж автономного газового отопления, установлены счетчики газа и воды. Значительно улучшилось положение с поддержанием температурно-влажностного режима в архивохранилище ОГУ «ЦДНИ ЛО» благодаря проведенному ремонту системы отопления в Липецком областном краеведческом музее, замене распределительных узлов и запорной аппаратуры в подвальных помещениях здания.

В ОГУ «ГАЛО» завершена работа по замене модулей порошкового пожаротушения, обработаны огнезащитной пропиткой стеллажные полки из ДСП; в ОГУ «ЦДНИ ЛО» составлена проектно-сметная документация на замену охранно-пожарной сигнализации; разработаны и зарегистрированы в Управлении государственного пожарного надзора ГУ МЧС России по Липецкой области Декларации пожарной безопасности государственных архивов. С работниками архивного отдела администрации Усманского муниципального района проведен инструктаж о правилах пожарной безопасности, тренировки по тушению горящей электропроводки, использованию огнетушителей; в Лебедянском муниципальном архиве установлена новая ОПС.

Продолжилась работа по улучшению условий хранения документов, проведению санитарных дней в хранилищах, контролю за соблюдением в них температурно-влажностного режима.

В результате материально-техническая база муниципальных архивов позволяет поддерживать оптимальные условия для хранения документов и обеспечивать их сохранность.

В целях обеспечения сохранности документов и в соответствии с информационно-методическим письмом Росархива от 31.08.98 № 5/695 после проверки наличия и картонирования в ОГУ «ГАЛО» опечатано 25 неиспользуемых и малоиспользуемых фондов объемом 1288 ед.хр.

Выявление и учет особо ценных документов в ОГУ «ЦДНИ ЛО» проводилось по фонду Елецкого горкома КПСС. В течение года просмотрено 933 ед.хр. управленческой документации за 1943-1960 гг. Выявлены и описаны 168 ед.хр., содержащие особо ценные документы. В ОГУ «ГАЛО» работа проводилась с дореволюционными фондами. Просмотрено 1800 ед.хр.

Продолжилось экспериментальное внедрение БД «Сохранность и учет ОЦД»».

Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации ведется в традиционном и автоматизированном режимах. На вновь поступившие фонды создается нормативный комплект учетных документов. Своевременно вносятся изменения в составе и объеме фондов во все учетные документы и в учетную БД «Архивный фонд».

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации проведена паспортизация хранилищ государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2011, составлены паспорта и объяснительные записки к ним.

В течение года в архивных учреждениях проведены тренировки по переводу на работу в условиях военного времени.

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве

В соответствии с "Рекомендациями по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов" и в связи с реорганизацией и ликвидацией государственных и негосударственных структур продолжалась работа по уточнению состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Решением ЭПК управления включена в список источников комплектования ОГУ «ГАЛО» одна организация – Следственное управление Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации по Липецкой области, сняты с учета: Комитет по развитию малого бизнеса Липецкой области, Комитет по делам молодежи Липецкой области, Управление ЖКХ Липецкой области, Управление продовольственных ресурсов Липецкой области.

Взаимоотношения между ОГУ «ГАЛО» и федеральными структурами, расположенными на территории области, строились на основе двухсторонних соглашений об отношениях и сотрудничестве. Всего заключено 4 соглашения с прокуратурой Липецкой области, Управлением государственной противопожарной спасательной службы по Липецкой области, Липецкой таможней, Управлением федерального казначейства по Липецкой области.

Продолжено внедрение программного комплекса «Учреждения – источники комплектования».

ОГУ «ГАЛО» была оказана методическая помощь Территориальному органу Федеральной службы государственной статистики в работе по упорядочению и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образовавшихся в ходе проведения Всероссийской переписи населения, проходившей с 14 по 26 октября 2010 г.

В целях методического обеспечения отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации были разработаны и пересмотрены целый ряд номенклатур дел, положений об ЭК, ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству.

На основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 ОГУ «ГАЛО» разработаны 9 индивидуальных инструкций по делопроизводству (ООО «Липецкцентравто», ФГУ «Детский санаторий «Восход», ГУ «Областная радиовещательная компания «Липецкое время», Управление Федеральной налоговой службы по Липецкой области и др.).

Разработаны и внедрены согласованные с ЭПК управления номенклатуры дел в 36 организациях – источниках комплектования ОГУ «ГАЛО» (Управление внутренней политики Липецкой области, Липецкий областной Совет депутатов, Управление Министерства юстиции РФ по Липецкой области, избирательная комиссия Липецкой области и др.) При разработке номенклатур дел использовались «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, с указанием сроков хранения», «Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения», «Перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. В 4-м квартале 2010 г. начато внедрение «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, зарегистрированного Минюстом России 08.09.2010 № 18380.

В течение года ОГУ «ЦДНИ ЛО» проводилась целенаправленная работа с общественными объединениями – потенциальными источниками комплектования Центра. В 2010 году заключены три договора о сотрудничестве.

ОГУ «ЦДНИ ЛО» подготовлены и согласованы с ЭПК управления 15 номенклатур (ООО «Липецктурист», Липецкая областная общественная организация «Липецкое областное объединение потребителей «Защита», Липецкая областная общероссийская общественная организация РОСТО (ДОСААФ) и др.

По-прежнему, в муниципальных архивах наиболее сложным и проблемным участком работы являлся прием большого количества документов по личному составу от ликвидированных организаций и предприятий-банкротов, что обострило проблему перегруженности архивохранилищ. В 2010 г. было принято 11 тыс. дел по личному составу.

Муниципальными архивами продолжена работа по выполнению приказа Росархива от 18.02.2002 № 18 «Об организации работы архивных учреждений по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Так, в Становлянском районе в связи с завершением процедуры банкротства в ООО «Ламское» конкурсным управляющим не были выявлены документы по личному составу. Предпринятые архивным отделом меры по установлению места нахождения данного вида документов, обращения в прокуратуру Становлянского района и в арбитражный суд Липецкой области позволили устранить этот недостаток.

Неуклонное повышение интереса к роли личности в истории придало целенаправленный характер работы по поиску и сбору документов личного происхождения.

В ОГУ «ГАЛО» принято на постоянное хранение 1057 документов личного происхождения, составляющих 27 временных дел. Это документы М.В.Водопьянова – Героя Советского Союза, полярного летчика, генерал-майора авиации, А.В.Астахова – композитора-песенника, заслуженного работника культуры Российской Федерации, Г.А.Бессчетного – заслуженного артиста Российской Федерации, ветерана Великой Отечественной войны, В.И.Данилова – краеведа, ученого-фенолога, лауреата Государственной премии Российской Федерации и т.д.

Поступившие документы активно использовались при организации выставок, публикации статей, подготовке радио- и телепередач

В ОГУ «ЦДНИ ЛО» поступили документы: К.П.Жукова – первого секретаря обкома КПСС, В.Д.Белика – несовершеннолетнего узника фашистских лагерей, Д.И.Онищенко – участника Великой Отечественной войны и др. Всего принято на постоянное хранение 473 ед.хр. личного происхождения (документы и музейные предметы), составляющих 2978 документов.

Работа по комплектованию документами личного происхождения ведется и муниципальными архивами. Так, архивное управление администрации г. Липецка пополнилось 210 документами, составляющих 9 временных дел, С.Н.Сафронова – участника Великой Отечественной войны, заведующего финансовым отделом Липецкого горисполкома, В.И.Богодухова – военного летчика, подполковника ВВС РФ, Героя Российской Федерации и др., в Данковский муниципальный архив приняты на хранение документы поэта-земляка Н.К.Митрофанова и фотоальбом «Поклонимся хлебному колосу» от краеведа А.Д.Бурдукиной.

В архивный отдел администрации Елецкого муниципального района на хранение поступили видеодокументы рубрики «Как не любить мне эту землю» из личного фонда главного редактора районной газеты «В краю родном».

Активизировалось инициативное документирование ОГУ «ЦДНИ ЛО» и «ГАЛО». В целях создания и сохранения документальных свидетельств истории Липецкой области сотрудники Центра провели видеозапись 38 политических, праздничных и культурных мероприятий, том числе 8 мероприятий с участием ветеранов Великой Отечественной войны.

Проведена паспортизация архивов учреждений, организаций и предприятий по состоянию на 01 декабря 2010 г.

4. Научная информация и использование документов

Первостепенное внимание государственными и муниципальными архивами было уделено повышению эффективности работы по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, широкому использованию архивных документов к памятным событиям государственного и местного значения, исполнению запросов социально-правового характера.

В соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне" продолжено плановое рассекречивание документов ликвидированных органов и организаций КПСС и ВЛКСМ, находящихся на государственном хранении. В целях выявления секретных документов и дел полистно просмотрено 2048 дел девяти фондов. Выявлено 993 секретных дела, в них 5664 секретных документа.

В ОГУ «ГАЛО» в связи с истечением 30-летнего срока хранения рассекречена 71 ед.хр. Акты на рассекречивание были оформлены в соответствии с образцами форм новых правил работы.

Продолжалась работа по информационному обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, выявлению документальной информации.

Уточнены даты рождения 65-ти Героев Советского Союза и Российской Федерации, уроженцев Липецкой области, об этом направлены информации в Липецкую областную универсальную научную библиотеку, архивное управление администрации г. Липецка, Грязинский, Данковский, Добровский и Усманский муниципальные архивы. По запросу управления внутренней политики Липецкой области проведена работа по отбору документов для передвижной экспозиции «История благотворительности и добровольчества земли Липецкой». Выставка демонстрировалась на седьмой Общероссийской конференции по добровольчеству «Добровольчество – инновационный ресурс социального партнерства и развития гражданского общества».

ОГУ «ЦДНИ ЛО» подготовлены и направлены два информационных письма (в ЛГПУ и Липецкий филиал Нижегородского лингвистического университета), содержащих сведения об имеющихся в архиве документальных выставках и лекциях по военной тематике.

Для Федерального архивного агентства, в связи с подготовкой 2-го тома документальной серии «Голод в СССР. 1929-1934 гг.», подготовлены перечни документов о хлебозаготовительной компании 1932 года и голоде 1933 года на территории нынешней Липецкой области.

ОГУ «ГАЛО» подготовлено 22 информационных документа и материала, архивным управлением администрации г. Липецка – 136. Муниципальные архивы систематически представляют информации о местах хранения документов по личному составу ликвидированных организаций и предприятий в органы социальной защиты населения, пенсионные фонды, организации.

Государственными и муниципальными архивами проведена большая работа по выполнению государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006-2010 годы» и в ознаменование 65-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.

Принято участие в научно-практической конференции «Патриотизм. Гражданственность. Нравственность. Вечные ценности новому поколению». С докладами «Нам есть, чем гордиться, нам есть, что хранить…» и «Отсюда наши корни: родословная Ивана Флерова» выступили начальник отдела информационного обеспечения и справочно-поисковых систем ОГУ «ЦДНИ ЛО» И.В.Перова и зам. начальника управления В.Б.Поляков. На конференции демонстрировалась выставка «Во имя Победы», подготовленная ОГУ «ЦДНИ ЛО».

На областной конференции, посвященной 65-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. с сообщением «Идеологические диверсии против истории Великой Отечественной войны» выступил старший архивист ОГУ «ГАЛО», кандидат исторических наук А.Т.Березнев. На конференции демонстрировались выставки: «1941-1945. Великой Победе посвящается», «Сердцем подсказано», «Великая Отечественная война», подготовленные ОГУ «ГАЛО» и ОГУ «ЦДНИ ЛО».

ОГУ «ГАЛО» приняло участие в мероприятии, посвященном 111-й годовщине со дня рождения М.В.Водопьянова, Героя Советского Союза, летчика, писателя, уроженца с. Студенки (ныне черта г. Липецка), которое проходило в средней общеобразовательной школе № 9 г. Липецка, носящей его имя. Была оказана помощь в подготовке военно-патриотической выставки «Можно завидовать стране, имеющей таких героев…» по документам ЦГАМО об участии М.В.Водопьянова в спасении челюскинской экспедиции.

К 105-летию со дня рождения И.А.Флерова, командира первой в Красной Армии батареи реактивных минометов, Героя России, уроженца с. Двуречки Грязинского района завершена работа над его родословной, работниками ОГУ «ГАЛО» подготовлена выставка документов «Отсюда наши корни», обновлены стенды «Семья И.А.Флерова. Служба в рядах Красной Армии», «Батарейцы-флеровцы», «Память о Героях будет жить вечно», «Герои-двуреченцы», которые переданы в дом-музей Героя России И.А.Флерова. 6 апреля 2010 г. в Двуреченской средней школе проведен открытый урок мужества.

11 марта 2010 г. в Липецком филиале Орловской региональной академии Государственной службы состоялся семинар «Защитники Родины», на котором с докладом на тему «Дети и война» выступила начальник отдела информационного обеспечения и справочно-поисковых систем ОГУ «ЦДНИ ЛО» И.В.Перова.

Архивный отдел администрации Данковского муниципального района организовал встречу с участницей Великой Отечественной войны А.А.Солдатовой, расписавшейся на рейхстаге. Архивный отдел администрации Добровского муниципального района провел акцию «Навеки в памяти народной», а архивный отдел администрации Хлевенского муниципального района – конкурс сочинений, рукописных книг детей и подростков, посвященных 65-летию Великой Победы. 17 мая 2010 г. принято распоряжение администрации Лев-Толстовского муниципального района о награждении учащихся школ, занявших призовые места в конкурсе сочинений «Не ради наград». Сочинения победителей конкурса приняты на хранение в архив.

Всего по военной тематике государственными и муниципальными архивами организовано 30 выставок документов и материалов, опубликовано 53 статьи, проведено 6 телепередач и 4 радиопередачи, 40 школьных уроков.

10 муниципальных архивов совместно с отделами народного образования организовали проведение конкурса сочинений с учащимися школ к 100-летию со дня смерти великого русского писателя Л.Н.Толстого. По результатам лучшие сочинения приняты в архивы.

По-прежнему, приоритетным направлением работы остается исполнение запросов социально-правового характера.

За 2010 год государственными и муниципальными архивами области было исполнено 54,3 тыс. запросов социально-правового характера, на 46,7 тыс. дан положительный ответ (86%). ОГУ «ГАЛО» исполнил 29 генеалогических запросов.

Динамика исполнения социально-правовых запросов
государственными и муниципальными архивами Липецкой области в 2005-2010 гг. (в тыс. запр.)

На основании договоров, заключенных ОГУ «ГАЛО» с Липецким государственным педагогическим университетом и Липецким филиалом ОРАГС «Об архивной практике студентов» в отделе использования и публикации документов прошли практику 13 студентов дневного отделения исторического факультета ЛГПУ и 8 студентов Липецкого филиала ОРАГС. Студенты ознакомились с основными видами работы отдела, режимами работы стола справок и читального зала, наиболее интересными документами, хранящимися в ОГУ «ГАЛО», приняли непосредственное участие в исполнении тематических, генеалогических и социально-правовых запросов. Архивная практика студентов также была организована в ОГУ «ЦДНИ ЛО», архивном управлении администрации г. Липецка и муниципальных архивах.

5. Информатизация. Научно-справочный аппарат. Научно-исследовательская и методическая работа

Основное внимание в работе по созданию и развитию научно-справочного аппарата уделялось повышению информационного и качественного уровня традиционных архивных справочников и созданию автоматизированного НСА в целях информационного обеспечения органов власти и управления.

ОГУ «ГАЛО» завершена переработка описей личного фонда архитектора и краеведа Л.Е.Рудакова и советских фондов периода до 1945 года: Трубетчинский районный народный суд и народные суды Лебедянского уезда.

Для обеспечения оперативности и результативности поиска архивной информации проводилась тематическая разработка документов фондов, поступивших в период с 2007 по 2009 год.

Уточнены и дополнены список не аннотированных фондов на 01.01.2010, предисловие и справка об изменениях административно-территориального деления Липецкой области путеводителя ОГУ «ГАЛО». Путеводитель в электронной форме передан в читальный зал, в дальнейшем будет размещен на сайте архива.

В рамках совершенствования научно-справочного аппарата в ОГУ «ЦДНИ ЛО» проводилась работа по созданию исторических справок к фондам городских и районных комитетов КПСС. За 2010 год исторические справки составлены к 20 фондам.

В течение отчетного периода основными направлениями в работе отдела ИПС и ААТ ОГУ «ГАЛО» являлись: создание и формирование фонда пользования (на электронных и печатных носителях), разработка специализированного программного обеспечения для структурных подразделений архива; оформление стендовых тематических выставок.

Проводилось наполнение ранее созданных тематических баз данных: «Администрация» – по документам исполнительного комитета Липецкого областного Совета народных депутатов, «Наследственные дела» - по документам на выдачу свидетельств о праве на наследство Липецких государственных нотариальных контор и «Земля» - о предоставлении в бессрочное пользование земельных участков под строительство индивидуальных жилых домов.

ОГУ «ЦДНИ ЛО» разработана тематическая база данных «Награжденные Знаками отличия Министерств и ЦК отраслевых профсоюзов», ОГУ «ГАЛО» - «ЗАГС».

С учетом «Временного регламента формирования годового плана НИР организаций Росархива, контроля его выполнения и приема результатов научных исследований» в НМС представлены перечни нормативно-методических документов, подготовленных в 2009 году и намеченных к разработке в 2010 году.

Для подготовки и проведения заседания НМС архивных учреждений ЦФО РФ в г. Твери направлены все установленные Регламентом документы. Даны предложения к проекту плана работы совета на 2011 год.

На четырех заседаниях экспертно-методической комиссии ОГУ «ГАЛО» рассматривались: отчет о работе НМС за 2009 год, перечни научно-исследовательских работ и методических пособий архивных учреждений ЦФО РФ, информация о новых разработках ВНИИДАД, проект пособия «Справочно-поисковые средства (НСА) к документам ОГУ «ГАЛО» и др.

В течение года проведено 4 заседания ЭМК ОГУ «ЦДНИ ЛО», на которых рассмотрены отчет о работе комиссии за 2009 год и план ее работы на 2010 год; описи дел и акты, документирующие работу с фондами, нормативные и методические документы, разработанные специалистами Центра.

Справочно-информационное обеспечение основных направлений деятельности государственных архивов и обслуживание специалистов проводилось с использованием ИССАО.

6. Работа с кадрами

Важное место занимала работа по обеспечению стабильности кадрового состава, сохранению квалифицированных кадров, повышению профессионализма трудовых коллективов.

В 2010 г. отделу по делам архивов была выделена дополнительная штатная единица консультанта.

Из 156 руководителей и специалистов архивной службы Липецкой области имеют высшее образование – 120, обучаются в высших учебных заведениях – 14.

С 1 августа 2009 г. работники областных государственных архивных учреждений были переведены на новую систему оплаты труда. Внедрение новой системы оплаты труда показало, что она не менее эффективна, чем существовавшая.

По ходатайству отдела по делам архивов консультанту управления ЗАГС и архивов области, зам. начальника архивного управления администрации г. Липецка, начальнику архивного отдела администрации Становлянского муниципального района и главному специалисту архивного отдела администрации Елецкого муниципального района объявлена благодарность Министра культуры Российской Федерации; начальник архивного отдела администрации Измалковского муниципального района награждена Почетной грамотой Федерального архивного агентства, а заместителю начальника управления объявлена благодарность Руководителя агентства.

В 2010 году на курсах повышения квалификации при Липецком филиале ОРАГС прошли обучение зам. начальника управления и три начальника архивных отделов администраций муниципальных районов.

В соответствии с распоряжением администрации г. Липецка три специалиста архивного управления администрации г. Липецка сдали квалификационный экзамен, проведена аттестация восьми специалистов.

2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда РФ

Основной целью работы государственных и муниципальных архивов в области обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации будет создание условий для вечного сохранения и развития информационного потенциала Липецкой области, как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия.

Для её достижения планируется решение следующих задач:

• выполнение нормативных требований по организации хранения и учету документов, в том числе проверка их наличия и состояния;
• поддержание нормативных требований температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения архивных документов;
• обеспечение охранного режима помещений, соблюдение инструкции об охранном режиме;
• ведение централизованного и первичного учета архивных документов в традиционном и автоматизированном режимах: оформление учетных документов, создание нормативного комплекта архивных описей, внедрение и ведение БД «Архивный фонд» (4-я версия).

Продолжится выполнение неотложных мер по усилению безопасности и повышению антитеррористической защищенности, укреплению материально-технической базы государственных и муниципальных архивов.

Работа по повышению пожарной безопасности архивов будет осуществляться в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры РФ от 03.01.2009 № 3.

Выявление и описание особо ценных документов будет проходить в соответствии с «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006).

Особое внимание уделяется проверке правильности подкладки возвращенных в архивохранилища дел, соблюдению правил их выдачи, полистной проверке наличия и состояния дел, выдававшихся из архивохранилищ в 2001-2005 гг.

Продолжится работа по оцифровке наиболее часто используемых особо ценных документов и документов, находящихся в неудовлетворительном состоянии, с целью создания фонда пользования и улучшения обеспечения сохранности документов.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации будет организована паспортизация государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2012.

3. Формирование Архивного фонда Российской Федерации. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве

В 2011 году продолжится работа, направленная на улучшение ведомственного хранения документов, обеспечение их сохранности и качественное пополнение Архивного фонда Российской Федерации.

В связи с проведением административной реформы планируется уточнение списков организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Липецкой области. Вновь созданные государственные и негосударственные структуры после изучения их функций, состава документов, роли и места в жизни области будут взяты на учет как возможные источники комплектования.

Продолжится работа по заключению соглашений о сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями, расположенными на территории Липецкой области.

В целях реализации Закона Липецкой области «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела» муниципальные архивы продолжат работу по изучению состава и содержания документов организаций областной государственной собственности.

Особое внимание будет уделено: обеспечению сохранности документов ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, подвергающихся процедуре банкротства; отбору и приему на постоянное хранение управленческой документации государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящейся в негосударственных структурах. В необходимых случаях будет осуществлен прием на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы документов постоянного хранения и по личному составу от государственных организаций, подлежащих приватизации.

Будет организовано внедрение в деятельность государственных и муниципальных архивов области «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, зарегистрированного Минюстом России от 08.09.2010 № 18380.

Продолжится внедрение в практику работы архивных учреждений положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Планируется оказать методическую и практическую помощь Территориальному органу Федеральной службы государственной статистики по Липецкой области в работе по упорядочению и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образовавшихся в ходе проведения Всероссийской переписи населения 2010 г.

Будет организована и проведена паспортизация ведомственных архивов по состоянию на 01.12.2011 г. в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4. Научная информация и использование документов

Первостепенное внимание государственными и муниципальными архивами будет уделено повышению эффективности работы по обеспечению органов государственной власти и местного самоуправления, граждан и организаций архивной информацией, своевременному и качественному исполнению социально-правовых запросов организаций и граждан, в том числе поступающих из-за рубежа.

В соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне" продолжится работа по рассекречиванию архивных документов.

Архивные учреждения области примут участие в мероприятиях, включенных в Государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011-2015 годы».

Будет осуществляться оперативное предоставление архивной информации в соответствии с решениями Комиссии при Президенте Российской Федерации по противодействию попыткам фальсификации истории в ущерб интересам России.

Совместно с областной универсальной научной библиотекой планируется издание Календаря знаменательных и памятных дат на 2012 год.

Будет организовано выявление и использование документов Архивного фонда Российской Федерации к юбилейным датам и памятным событиям государственного и местного значения при подготовке радио и телепередач, документальных выставок и публикаций.

Дальнейшее развитие получит творческое сотрудничество с РОИА, научными организациями, учебными заведениями, учреждениями культуры, общественными объединениями, средствами массовой информации. В целях широкого использования документов продолжится работа по проведению экскурсий, встреч с краеведами, ветеранами, учащейся молодежью, общественностью.

Работа по исполнению запросов социально-правового характера будет проводиться в тесном взаимодействии с органами Пенсионного Фонда Российской Федерации с учетом требований Административного регламента. Планируется увеличение бюджета рабочего времени на их исполнение за счет его перераспределения с менее приоритетных работ.

5. Информатизация. Научно-справочный аппарат. Научно-исследовательская и методическая работа

В целях совершенствования работы в области информатизации архивных учреждений области, в условиях интенсивного внедрения прогрессивных информационных технологий планируется:

• участие в создании единой информационной поисковой системы к документам Архивного фонда Российской Федерации, включающей описание документов на уровне архивного дела (оцифровка описей);
• создание и развитие архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на Портале государственных услуг Липецкой области;
• обеспечение систематической работы с электронной корреспонденцией с целью приема запросов от граждан при помощи услуг e-mai1 и «Гостевой книги», размещенной на Internet-сайте.
• ведение и усовершенствование (в том числе сопровождение и обновление) существующих программных комплексов.

Планируется создание Internet-сайта ОГУ «Областной архив по личному составу и специальной документации».

В целях наиболее полного удовлетворения пользователей в документной информации и ускорения поиска необходимых сведений по различной тематике продолжится развитие системы научно-справочного аппарата к документам архивов, как в традиционной форме, так и автоматизированном режиме.

Приоритетными направлениями методической работы станут: изучение новых нормативных правовых и методических документов Минкультуры России, Росархива и ВНИИДАД, в том числе регламентов предоставления государственных услуг в области архивного дела; продолжение внедрения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Для участия в заседании НМС (сентябрь, г. Москва) будут подготовлены сообщения по темам: «Финансовое обеспечение архивных учреждений области в условиях бюджетной и административной реформ» и «О разработке и внедрении административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг»; организовано рецензирование сборника документов «Становление», посвященного 65-летию образования Костромской области (электронный вариант) и справочника по фондам ГУ Московской области ЦГАМО. Планируется принять участие в совещании-семинаре (в форме интернет-конференции) на тему «Создание и развитие НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации».

Предусматривается направить в НМС архивных учреждений Центрального федерального округа РФ установленные Регламентом документы для подготовки и проведения его заседания в г. Москве.

Информационное обеспечение государственных и муниципальных архивов области будет направлено на совершенствование деятельности архивов по всем направлениям их работы, оперативное и качественное обслуживание специалистов, изучение, в первую очередь, законодательных и нормативных правовых актов по архивному делу.

На заседаниях дирекции ОГУ «ГАЛО» будут рассмотрены вопросы: об итогах выполнения годового и квартальных планов; о внедрении информационно-коммуникационных технологий в деятельность архива; о результатах и качестве оказания государственных услуг в 2010 г. и др.

6. Работа с кадрами

Приоритетными направлениями работы отдела по делам архивов с кадрами являются:

• сохранение и укрепление кадрового потенциала;
• повышение эффективности труда каждого работника;
• повышение профессиональной ответственности руководителей и специалистов, соответствие их поведения стандартам Международного этического кодекса архивистов;
• совершенствование работы по профессионально-квалификационному развитию кадров;
• обеспечение соблюдения норм трудового права в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, охраны труда.

Продолжится укрепление взаимосвязи с Липецким государственным педагогическим университетом и Липецким филиалом Орловской региональной академии государственной службы, проведение практики студентов.